Berkenalan dengan Si “Smart Diary” Microsoft Office OneNote 2007

Sebagai orang yang suka menuliskan catatan kecil,  membuat resume setiap kegiatan atau mencatat pengarahan saat rapat dinas  saya selalu membawa sebuah buku saku kecil yang berfungsi sebagai diary dan alat tulis di setiap kesempatan.  Selain untuk mencatat itu semua, buku itu juga penting bagi saya untuk menuliskan ide-ide yang secara tiba-tiba muncul di kepala. Kalaupun kelupaan tidak membawa buku saku tersebut, saya terbiasa membuat catatan digital di laptop dengan menggunakan software pengolah kata (Microsoft Office Word) dengan alasan bagi saya mengetik lebih cepat daripada menulis. Dan seperti biasanya… saya selalu kesulitan menemukan catatan saya saat dibutuhkan kembali untuk dibaca karena lupa menaruh si buku catatan, apalagi kalau pas kebetulan mencatatnya di selembar kertas yang kadang terselip entah dimana. Pun ketika mengetik catatan di laptop, dengan jumlah file ratusan di laptop,  saya kadang kesulitan menemukan kembali file saya tersebut. Kalau sudah begitu saya biasanya menggunakan fasilitas “search” untuk menemukan kembali file saya dengan catatan harus ingat judul file atau nama bagian dari file. Tentu itu membutuhkan waktu beberapa saat. Sungguh merepotkan… hehehe

Nah, hari sabtu, 20 Agustus 2011  kemarin saya mendapat kesempatan untuk menghadiri kegiatan Pemberdayaan MGMP IPA Kabupaten Kendal. Pada kesempatan itu saya diajak berkenalan dengan Si “Smart Diary” Microsoft Office OneNote.  Siapa sih dia? Kenapa saya beri sebutan “Smart Diary”? Microsoft Office OneNote saya beri sebutan “Smart Diary” karena program ini mirip dengan buku catatan harian (diary).  Saat menulis sebuah catatan di buku harian kita biasanya tidak ingin ribet, tinggal tuliskan saja apa yang ingin kita tuliskan atau menggambar di buku harian dihalaman manapun dalam buku harian kita tanpa harus urut. Nah,  dengan si OneNote kita juga bisa melakukannya.

Microsoft Office OneNote adalah program yang dikhususkan untuk keperluan pencatatan, berbeda dengan Microsoft Word yang merupakan software pengolah kata. Dengan OneNote kita lebih mudah mencatat apa saja yang terlintas dalam pikiran kita dan mengelompokkannya secara teratur.

Beberapa fiture dari Microsoft Ofice OneNote adalah :

1.  Dikelompokkan dengan tab dan halaman.

Semua catatan dikelompokkan dalam beberapa tab (disebut section) dan setiap tab dibagi lagi menjadi beberapa halaman yang mempermudah kita melakukan pengorganisasian semua catatan sehingga dapat dengan mudah kita cari.

2.  Setiap halaman bisa terdiri dari banyak catatan.

Tidak seperti Microsoft Word yang kaku, kita bisa menuliskan banyak catatan di halaman OneNote dimanapun letaknya, bisa ditengah atau ditepi halaman dan tanpa takut kehabisan halaman. Tinggal klik  dimana saja dan kita bisa langsung menuliskan catatan. Catatan juga bisa kita geser ke mana saja kita mau sehingga lebih fleksibel.

3. Terdapat fasilitas Insert

Sama halnya dengan Microsoft Word, Excel maupun Powerpoint, OneNote juga menyediakan fasilitas insert sehingga kita bisa menyisipkan gambar, video, audio dah file jenis lainnya. Bahkan kita juga bisa merekan video dan audio yang memudahkan kita untuk merekam dan memutar ulang kegiatan yang telah kita ikuti.

4.  Semua catatan ada di satu tempat

Di OneNote, semua catatan ada di satu tempat. Mudah ditemukan dan tidak mungkin tercecer. Berbeda dengan Microsoft Word yang tiap catatan disimpan dalam satu  file, semakin banyak catatan maka semakin banyak file sehingga kita sulit untuk menemukan kembali file yang telah kita buat.

5.  Dapat membuat catatan bersama dan disharing

Salah satu fungsi OneNote yang saya suka adalah, Dengan OneNote kita bisa bekerja sama dalam membuat sebuah catatan, artinya bekerja sama adalah beberapa orang dapat mengerjakan bersama-sama secara real time sebuah note. Sebuah lembar kerja dapat di edit oleh beberapa orang secara real time. Untuk membuat seperti itu harus ada sebuah computer yang bertindah sebagai server. Yang lainnya tinggal bergabung (join).

5.  Tidak perlu save

Nah, kelebihan OneNote yang tidak ditemukan di program Microsoft lain adalah kita tidak perlu melakukan save karena semua yang kita tuliskan dalam catatan secara otomatis akan disave. Bahkan di OneNote tidak ada menu save! Sehingga memudahkan kita untuk membuat catatan dengan cepat tanpa khawatir catatan kita telah tersimpan atau belum.

Sebenarnya menggunakan Microsoft OneNote sama mudahnya seperti menggunakan program Microsoft yang lain, karena menu dan tampilan layoutnya hampir sama, sehingga jika kita terbiasa menggunakan program Microsoft seperti Word, Excel, dan Powerpoint kita akan lebih mudah mengoperasikan OneNote.